Quản lý tòa nhà bao gồm rất nhiều những hạng mục khác nhau, chính vì vậy trong quá trình thực hiện cần có kế hoạch rõ ràng, chặt chẽ để quá trình vận hành tòa nhà được diễn ra một cách an toàn, hiệu quả. Tuy nhiên để xây dựng được kế hoạch cũng như quy trình quản lý vận hành tòa nhà một cách hiệu quả không hề dễ dàng. Bài viết này sẽ  chia sẻ tới quý khách hàng một cách chi tiết cụ thể.

Quy trình quản lý các dịch vụ

Ba dịch vụ chính trong công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng có thể kể tới như: Dịch vụ an ninh, dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật và dịch vụ vệ sinh. Mỗi dịch vụ có những quy trình tiến hành khác biệt.

Quy trình triển khai công tác an ninh bảo vệ

Trong quá trình triển khai công tác bảo vệ, có rất nhiều các hạng mục cần được giám sát, từ hệ thống camera an ninh, trông giữ phương tiện và giám sát bên ngoài khu vực tòa nhà. Tóm gọn lại quy trình triển khai có thể được tiến hành như sau:

• Lên kế hoạch và khảo sát chi tiết toàn bộ tòa nhà, khảo sát an ninh khu vực, nghiên cứu, lên kế hoạch giám sát toàn bộ lối ra vào tòa nhà.
• Đánh giá thực trạng tình hình an ninh.
• Đề xuất phương án bố trí nhân viên.
• Lên kế hoạch triển khai công việc từng chốt.
• Xây dựng phương án dự phòng phối kết hợp của nhiều tổ an ninh phòng khi có sự cố.

Quy trình quản lý vận hành và giám sát kỹ thuật tòa nhà

Vận hành hệ thống kỹ thuật liên quan tới công tác quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống trang thiết bị trong tòa nhà, các hệ thống này bao gồm: hệ thống cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc, quy trình vận hành và bảo trì hệ thống điện tòa nhà…

Kế hoạch triển khai chi tiết như sau:

• Kiểm tra khảo sát toàn bộ hệ thống thiết bị phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.
• Đánh giá thực trạng hệ thống và tìm cách khắc phục những sự cố đã có từ trước.
• Đưa ra quy tình vận hành cụ thế(Bao gồm kế hoạch vận hành, bảo dưỡng và thay thế), đảm bảo tối đa sự an toàn.
• Đề xuất các phương án giải quyết sự cố phát sinh.

Quy trình triển khai công tác vệ sinh tòa nhà

Vệ sinh tòa nhà có thể được tiến hành bằng vệ sinh duy trì hàng ngày, hoặc có thể tiến hành công tác vệ sinh định kỳ. Quy trình chung trước khi triển khai dịch vụ như sau:

• Khảo sát thực tế toàn bộ diện tích bề mặt và các hạng mục của tòa nhà.
• Đánh giá thực tế công tác vệ sinh và lên kế hoạch vệ sinh cụ thể từng hạng mục.
• Triển khai công tác vệ sinh từng hạng mục.
• Xây dựng phương án hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo hiệu quả công việc.

Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính

Quản lý tài chính là công tác vô cùng quan trọng, nó giúp cho các hoạt động tài chính trong tòa nhà được diễn ra minh bạch, hợp lý và công khai nhất. Quy tình triển khai công tác quản lý tài chính cụ thể như sau:

• Xây dựng và triển khai quy trình thu tài chính.
• Xây dựng và triển khai quy trình chi quỹ tiền mặt.
• Xây dựng quy trình báo cáo kế hoạch thu chi thường kỳ và định kỳ.
• Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

Quy trình triển khai công tác quản lý và báo cáo hành chính

• Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản.
• Xây dựng quy trình tiếp nhận và phản hồi ý kiến khách hàng.
• Xây dựng quy trình triển khai báo cáo tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý.
• Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

Quy tình triển khai công tác nhân sự

• Xây dựng phương án tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho tổ chức.
• Xây dựng chế độ quản lý, và phân phối hợp lý nguồn nhân sự.
• Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

Quy trình quản lý khách hàng

• Xây dựng danh sách khách hàng cần quản lý, bổ sung khách hàng mới và bõ đi những khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ.
• Tiếp nhận ý kiến đóng góp, giải quyết các thắc mắc của khách hàng.
• Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi tới làm việc tại tòa nhà.
• Lên kế hoạch phối hợp với bộ phận an ninh để đảm bảo công tác an ninh tòa nhà.

Quy trình triển khai công tác quản lý các nhà thầu

• Tiếp nhận ý kiến chung của toàn thể mọi người về kế hoạch phát triển nhà thầu.
• Lên kế hoạch mời thầu chi tiết.
• Lên kế hoạch quản lý các nhà thầu.
• Lên kế hoạch thu phí nhà thầu.

Báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà

Báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà là tài liệu đặc biệt quan trọng. Thế nhưng mục đích sử dụng báo cáo là gì và lập như thế nào không phải ai cũng biết. Là chủ đầu tư hay nhà quản lý nhất định bạn cần nắm rõ những thông tin này.

Báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà dùng để làm gì?

Đây là tài liệu tổng kết toàn bộ vấn đề tài chính, cơ sở hạ tầng, số lượng cư dân, … của tòa nhà. Vì thế nó ý nghĩa đối với cả chủ sở hữu, nhà quản lý và cư dân. Báo cáo này giúp những người có liên quan nắm được những vấn đề cốt lõi. Chúng được tổng hợp trong khoảng thời gian nhất định. Có thể theo một quý hay một năm. Các vấn đề đó là:

• Tình hình kinh doanh của tòa nhà, việc thu chi, lỗ lãi
• Các khoản thuế, phí cần đóng góp cho nhà nước
• Công tác vệ sinh, an ninh trật tự trong tòa nhà
• Các cơ sở hạ tầng, hệ thống cần được bảo trì, bảo dưỡng
• Tình hình nhân sự và quản lý nhân sự trong tòa nhà
• Những vấn đề tồn đọng và phương hướng cũng như thời hạn giải quyết
• Báo cáo phương hướng hoạt động sắp tới.

Báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà giúp cho các bên nắm rõ tình hình chung. Nhà đầu tư và nhà quản lý thấy được lợi nhuận và hiệu quả công việc. Chủ sở hữu cũng thấy được năng lực của đơn vị quản lý từ đó có biện pháp điều chỉnh. Bên cạnh đó cư dân sẽ thấy được những lợi ích của mình. Tuy nhiên cần có những lưu ý khi lập báo cáo.

Những lưu ý không thể bỏ qua khi lập báo cáo quản lý vận hành tòa nhà?

Việc lập báo cáo cần đảm bảo tính trung thực, chi tiết và rõ ràng. Đặc biệt những khoản thu chi cần có hóa đơn chứng từ đầy đủ. Danh sách quản lý nhân sự trong tòa nhà cần được thu thập thông tin đầy đủ, chính xác.

Báo cáo quản lý vận hành cần đảm bảo tính trung thực

Để đảm bảo tính khách quan, chính xác báo cáo cần được lập bởi người có kỹ năng. Người lập phải nắm rõ về tình hình trong tòa nhà. Nếu không những thông quan trọng rất dễ bị lãng quên. Việc lập một báo cáo đầy đủ, trung thực và khách quan không phải dễ. Trong trường hợp khó khăn bạn nên lựa chọn một đơn vị chuyên quản lý tòa nhà.

Những vấn đề liên quan tới bộ quy trình quản lý tòa nhà phải có kế hoạch triển khai cụ thể, chi tiết toàn bộ quá trình để khi bắt tay vào thực hiện đúng quy trình sẽ giúp chủ đầu tư đạt hiệu quả cao nhất. Đáp ứng quy trình từng hạng mục riêng biệt là chìa khóa để hướng quá trình quản lý vận hành tòa nhà đạt hiệu quả mong muốn và đem lại nhiều những giá trị tích cực nhất.